Här finner du en liten lathund, hur du bör skriva din mottagaradresser på ett kuvert
Klicka här eller läs under
Brevhantering och standarder
Bara i Sverige skickas mer än 15 miljoner försändelser om dagen. Med brevet kan du kommunicera effektivt och med stor träffsäkerhet. Dessutom kan ett brev vara
utformat på många kreativa och roliga sätt beroende på syfte.
Om försändelsen ska komma fram i rätt tid och till rätt adressat krävs korrekta och lättlästa adresser för att läsning och sortering ska fungera. Råden i broschyren bygger bland annat på den standard som CEN (European Committee for Standardization) tagit fram för att hanteringen av försändelser ska vara lika snabb och god i hela Europa. Syftet med standarder inom postområdet är att dina försändelser ska komma fram i rätt tid samt nå rätt mottagare.
Mellan CEN och Universal Postal Union (UPU), vilket är ett FN-organ, sker ett samarbete för att undvika dubbelarbete och motstridiga standarder.
Adressvård
Varje år flyttar drygt 1,5 miljoner privatpersoner och företag i Sverige. Dessutom sker ändringar av namn, företagsnamn, gatunamn, postnummer och postort flera gånger per år. Med ett aktuellt och välskött adressregister slipper du dubbletter, försändelser till mottagare som inte längre finns på adressen, eller adresser som är felaktiga. Korrekt adressering är en förutsättning för att försändelser ska nå sina mottagare. Om du vill ha hjälp med att vårda och regelbundet uppdatera adresser kan ett sätt vara att köpa adressvårdstjänster. Ett annat sätt är att själv se till att ha en god adressvård. Kom ihåg att god adressvård är god kundvård!
Adressdatabaser/förkortningar
Ny standard säger att det är bättre att lagra enskilda delar av adressen samt att inte förkorta dessa i databasen. Det vill säga man lagrar gatunamn i ett fält
och gatunummer i ett annat. Behöver man förkorta för att raderna blir för långa styr man i stället det vid utskriften och förkortar den minst betydelsefulla
delen av gatunamnet. Att inte förkorta i databasen är en av förutsättningarna för att kunna byta adressdata mellan system. Många adressdatabaser är fortfarande uppbyggda radorienterat och med en begränsning till 35 tecken per rad. Detta begränsar emellertid möjligheten att enkelt byta ut enskilda element på raden, till exempel vid ändring av person- eller gatunamn.
Förutsättningar som underlättar läsning och sortering
Reglerna för läsning och sortering i denna broschyr är endast av rådgivande karaktär. Postoperatörer hanterar försändelserna olika vilket innebär att du vid tveksamhet bör kontakta din postoperatör.
Adresser och teckensnitt
Utlandsadress
Postnummer i utlandsadresser skriver du med landsbeteckning enligt standard och med bindestreck före postnummer. Förekommer inte postnummer före ortnamn skriver du inte heller landsbeteckning. Skriv mottagarlandets namn på svenska eller engelska. I din avsändaradress skriver du på motsvarande sätt Sverige på mottagarlandets språk eller engelska.
Svensk adress
En svensk adress består av två till fem rader, där den nedersta raden innehåller postnummer och postort. Det ska vara ett enkelt blanksteg mellan postnummer och postort. Inga tomma rader i adressen. Observera att inrikes adresser inte ska förses med landskod.
Teckensnitt
Använd helst de vanligaste teckensnitten, exempelvis Times New Roman, Verdana och Arial. Det är en fördel om alla rader i adressen skrivs med samma teckensnitt och i samma storlek. Texten bör vara minst 2,4 mm och högst 6 mm hög. Texten bör inte luta mer än högst 5 grader och det bör även vara luft mellan tecknen. Skriv helst adressen med en svart eller mörkblå färg för att erhålla en hög kontrast mot underlaget.
Adressplacering
Placera adressen lämpligen i nedre högra delen av kuvertet och alltid lägre än avsändaradressen. Texten bör ha rak vänsterkant. Placera helst information som till exempel kundnummer och/eller adresskälla på försändelsen, minst 5 mm men helst 15 mm, ovanför adressatens namn, för att inte adressinformationen ska förväxlas.
Tvärställda adresser kan användas på stora kuvert, 220 mm x 312 mm, eller på kuvert med mått som ligger nära detta. Placera adressen minst 40 mm från kuvertets överkant. Lämna en frizon utan tryck och frankering minst 30 mm från höger långsida för att ge plats för eventuell streckkod. Om adressetiketter används, tänk på att placera dessa rakt.
Avsändare och returadress
Det är viktigt att skriva avsändare och returadress. Skriv avsändaradress och returadress på kuvertets framsida i övre vänstra hörnet eller på baksidan.
Övriga mått
Kuvertens längd bör vara 1,4 till 2,6 gånger kuvertets höjd. I överkant: 40 mm hög zon för avsändarens adress och frankering. Att lägga adressen
under denna frizon är önskvärt men inget krav när det gäller små försändelser. I underkant: frizon utan tryck. Höjd från underkant och på sidorna: 15 mm
bred zon utan tryck. Vid automatisk läsning läser maskinen breven optiskt och sätter på en streckkod för den fortsatta hanteringen, därav en frizon.
Frankering och svarspost
Frankering
Frankera försändelsen i övre högra hörnet. Du kan frankera på flera olika sätt t ex: frimärke, frankostämpling eller portobetalt.
Svarspost
Du kan använda en svarspostadress om du vill göra det enkelt för den du skriver till att återkomma med svar. Svarspost kräver ett avtal med en postoperatör. Det innebär bland annat att du får ett unikt postnummer för svarspost att ange på kuvert och svarskort.
Format, mått och vikt
Det är bra om försändelsen följer gällande standardmått för kuvert. Ett brevinkast ska klara av att ta emot en försändelse som är 25 mm tjock. För ytterligare information om tjocklek och vikt, kontakta din postoperatör.
Små kuvert:
E6, C6, S65, E5, EC5, C5, E65
Stora kuvert:
S5, EC45, E4, CE4, C4, S4, B4
Kuvertets färg
Använd gärna matt papper i vitt eller ljusa färger, som inte är flouriserande eller innehåller fosfor. Det är även en fördel om foder eller färgade insidor inte
lyser igenom.
Kuvert med tryck
När du vill trycka text, logotyp, reklam eller dekorationer på kuvert, placera det helst på brevets fria ytor (se illustrationer sidan 6–7). Detta för att adressen klart ska framgå. Tänk på att om du använder kuvert med markering B (Ekonomibrev), men vill skicka det som
1:a-klassbrev är det viktigt att B täcks över helt. Brevet kan annars komma att hanteras som Ekonomibrev.
Pappersvikt
En generell regel är att kuvert helst inte ska vara allför tunna eller ”sladdriga”. Pappersvikten för kuvert bör därför vara enligt nedanstående:
• Små kuvert bör vara minst 80 g/m2
• Stora kuvert minst 90 g/m2
• Kort minst 150 g/m2
Fönsterkuvert
Egenskaper
Tänk på att fönstret bör vara reflexfritt och lätt att se igenom. Den del av inlagan som syns i fönstret bör även vara enfärgat ljus.
Mått
Det är givetvis viktigt att inlagan är anpassad så att adressen syns i fönstret. Det bör dessutom finnas ett fritt fält på minst 5 mm, men helst 15 mm, mellan adressen och fönstrets kanter för att lättare kunna läsas. Har du möjlighet att välja var fönstret ska placeras är högerställda fönster att föredra.
Denna guiden är framtagen av SIS i samarbete med Bring Citymail, Infodata, Lantmäteriet, PAR, Posten,
Post- och Telestyrelsen (PTS), Skatteverket och Svensk Adressändring